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グーグルは自社メールサービス、Gmailに「送信取り消し」機能を正式に追加した。ユーザーは、送信してから短時間のあいだはメッセージを回収することができるようになる。これはGmail Labsで実験的に公開され、パワー・ユーザーから人気を博していた。そのため全くの新しい機能というわけではないが、これでGmailには善意の機能が備わったことになる。

筆者は文法の誤りだらけのメールを修正するために、またはもっと悪いケースだが、送るべきでなかったメッセージをなかったことにするために、毎日この機能を使っている。

「送信取り消し」機能は、グーグル幹部、エリック·シュミットが好むメール戦略と素晴らしいタッグを組むことになった。その戦略とは、いつであっても、重要なメッセージに対してすぐに返信をするということだ。だが、あらゆるメッセージに迅速に返信しようとすれば、おかしなメッセージをよく考えないで送ってしまったり、スパムメールを削除するのに時間を浪費したりする可能性も高まる。

幸いなことに、グーグルから最近リリースされたモバイルアプリ、Inboxのおかげでその作業は容易になっている。このアプリではアルゴリズムで重要なメッセージが分類され、送信取り消し機能も含まれている。要するに、同社は現在、大量のメールで膨れ上がっていく受信ボックスを管理するため、非常に便利で効果的な、メールの「三種の神器」を提供しているのだ。

返事をためらわず、「送信取り消し」機能を使おう

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Gmailの「送信取り消し」機能を利用すると、メッセージを「取消」にするウィンドウが5〜30秒間現れる。デスクトップのGmailでは、太字の「取消」ボタンがブラウザのトップに表示され、メッセージが自動的に送信される前に、ユーザーが取消を実行するのを待ってくれる。2009年、同社が実験的に提供を始めて以来、筆者は毎日この「救命」機能を利用してきた。

ありがたいことに、Gmailユーザーは、[設定]からこの機能を有効にできるようになった。

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メールの送信を「取消」できるようになったのは確かだが、この機能のおかげでよりスマートな通信ができるかどうかはまた別の問題だ。

シュミットの新しい著作『How Google Works』(邦題:『ハウ・グーグル・ワークス―私たちの働き方とマネジメント』)にて、数十億ドル規模の会社を管理するための9つのヒントを彼は紹介している。その最初のアドバイスは、説得力のある返事を書く時間が取れるまで先延ばしにするのではなく、簡潔な返事でもいいからすぐに反応することだ。短く抜粋してみよう。

迅速な反応:メールの返事をすぐにくれるという信頼のある人と、そうでない人がいる。前者の仲間入りをするように努力しよう。われわれの知る最高の仕事をする人は、最も忙しい人でもあるのだが、彼らは、われわれやごく一部の送信者だけにではなく、あらゆる人に対してすぐにメールの返事をくれるのです。

カリフォルニア大学アーバイン校の教授、ジュディ・オルソンもこれに同意する。オルソンによれば、迅速な反応をすることがチーム間の信頼関係構築に不可欠であることが判明している。デジタルのメッセージでは、会話に情報を与えてくれるようなボディ・ランゲージがない。よって、人は「すぐに返事をくれること」を信頼の試金石に置き換えることが心理的によくある。返信に長い時間をかけすぎると、メールの送り手は、相手が実は怒っているのだろうか、それとも自分に無関心なのかと疑念を抱くようになる。

「すぐに返答する」という戦略を生み出す

物理的な余裕があるキーボードのおかげで、デスクトップではスマートフォンよりもはるかに簡単に、迅速な返答ができる。だが、われわれは常にスマートフォンを携帯するようになったため、このようなデバイスでもすぐに返答する戦略の必要性は大きい。

幸いなことに、この新しい「送信取り消し」機能は、グーグルの新たなモバイルアプリ、Inboxにも採用されている。このアプリには他にも便利な点がある。ウェブでのGmailのように、このアプリはPriority Inboxをサポートしているため、ユーザーの重要度(またはアプリが重要だと判断したもの)に応じてメッセージをアルゴリズムで分類してくれる。様々なメールの中から、ニュースレター、プロモーション、迷惑メールなどが仕分けられ、ユーザーは返答が必要なメッセージに集中できるのだ。

Priority Inboxには慣れが必要だが、筆者も使ってみて、スパムや大量のメッセージのフィルタリングという、素晴らしい仕事をしてくれることがわかった。

また、私はスマートフォンの設定メニューでプッシュ通知を有効にしている。重要なメッセージが来たらすぐに知らせてくれると分かっているので、迅速な返信ができる。

「送信取り消し」というセーフティネットに加え、この戦略によって、メッセージの返信を書くことがうんとラクになった。それでは、良いメール・ライフを!

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