働き方改革のため労働生産性を上げることが叫ばれて久しい。だが、社会全体の理解は徐々に浸透していても、実際にどうすべきか頭を悩ませている企業も多いだろう。「もっと効率的に仕事をするように」と上層部や上司に言われたところで、いまの状況で精いっぱいという声も聞こえてくる。一朝一夕で改革は起こせない。

マニュアル作成ツールは業務効率化に本当に有効なのか

効率化を図るなら、まず複雑で属人的な業務を整備しわかりやすくすることが重要だ。その手段といえばマニュアル作成があげられるが、マニュアル作成業務が膨大になり逆に仕事量が増えてしまうというジレンマが発生する。そこで、マニュアル作成ツールの導入を検討してみたい人も多いのではないだろうか。

マニュアル作成ツールは、複数人で作業してもフォーマットを統一でき、画像挿入に伴うキャプチャやトリミング作業などの手間も発生せず、スムーズに操作ができるといわれる。とはいっても、使ったことがないのであまりイメージ沸かない。実際に使用して操作性を確かめてみることにしよう。

主なステップは3つ。イメージはコマ撮り。

今回はツールを代表してDojoを使用。「複雑なマニュアルを瞬時に自動作成できる」と謳っているが、どれほどのものなのだろうか。体験版をダウンロードして操作してみる。

結論からいうと、キャッチコピーは納得のものだった。マニュアル化したい操作を、1ステップずつコマ撮りするように保存される。あとは簡単に編集をすればOKという仕組みだった。

ステップとしては3段階。今回は、多くの人が使うと思われるツールgoogleカレンダーで予定を共有することを目的にマニュアルを作成してみた。

①Dojoを起動し、マニュアル化したいシステムを選択

②システム画面にてマニュアル化したい一連の操作を行って保存

③Dojoの編集画面を見ると、②で行った操作履歴が一場面ごとにすべて自動で作成されているので、編集して出力する

基本操作方法の動画を見てもらうとよりわかりやすい。
https://support.tepss.com/files_sample/20170524_kihon/index.html

編集でマニュアルを整えていく

大まかなステップを理解したところで細かな操作方法に移りたい。上記3つのステップで各操作のキャプチャや操作方法は反映されている。あとは編集して仕上げていくという段階だ。

操作画面はパワーポイントに近い。左の窓には上から順位に操作ごとのキャプチャが並んでいる。右側の大きな画面は各キャプチャが映し出され、上のツールバーで編集していく。

まずは並んだ操作一覧に過不足がないか確認。見てみるとはじめての操作で不慣れな分、不要なステップが混ざってしまった。削除する。

次に各キャプチャを見ると、操作でクリックした箇所は仮で赤くマークされている。ずれている箇所もあるのでマークの位置を整えていく。

操作方法の説明文は、実際に操作した動きに合わせて下書きがされているので、追加説明を入れながら調整していく。

説明文が整ったら「コメントの自動挿入」でキャプチャに反映させる。

ほかにも「エフェクト」を使った「モザイク」や

「スポットライト」で注目させることもできる。

マニュアルの閲覧だけでなく学習も可能

全ての操作の調整が済んだらマニュアルを出力する「ジェネレート」。ワードやエクセルの出力や、動画出力もできるので、印刷用と動画コンテンツ用で編集を分けずに済む。ここではeラーニングのような操作が可能だという一番操作性の高い左の「HTML5」を試してみたい。

完成は目の前だ。

仕上がったデータを開くと、立派な操作画面が出てきた。

「レクチャー」を選択すると、作成した操作の1つ1つが順に表示され自分のペースで手順を覚えられるようになっている。

「エクササイズ」を選ぶと、フキダシの説明文が非表示となり、適切な箇所をクリックして実践的に学習できる。誤ると画面に「不正解です」と表示され、説明文が表示される仕組みだ。「プリテスト」はテストにあたり、学習を確実に定着させることができる。

▼一連の作業動画はこちら▼

今回チャレンジした「googleカレンダーで自分が作成した予定を他の人と共有する」のマニュアル内容は、記事の都合上こちらの動画でご覧いただきたい。マニュアルといえばほとんどの場合紙面になるが、動画にするのもDojoでは簡単に行える。

Dojoを試してみる前は、マニュアル作成ツールがどういったものなのか全くイメージがつかなかったが、操作をしてみると想像以上に快適でスピーディー仕上げることができた。なにより紙面のマニュアル作成だけでなく自社の業務に特化したeラーニングも作れることには驚いた。これで業務を効率よく習得できれば間違いなく働き方改革に繋がるだろう。

無料の体験版は簡単な申し込みでダウンロード可能。まずは試してみてはいかがだろうか。

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