新しい技術の誕生に反して、未だに多くの企業が資産トラッキングにおいて時代遅れな手法に頼っている。
重要な資産情報を共有のExcelファイルで管理し、零細企業は収集した情報をホワイトボードに書き留めているのかもしれない。

こういった手法は本質的に欠陥を抱えており、結果的に時間と費用の損失を招いている。そこで何故デジタルフォーメーションへの転換が早急に必要とされ、この10年で資産管理はどう変わったのだろうか。

現代的な資産トラッキングとは

現代的な資産トラッキングを知るために、一般的な資産トラッキングソフトの機能に挙げてみよう。

包括的なロギング:ほとんどの資産トラッキングソフトは取得からメンテナンス、EOLに至るまで資産トラッキングのあらゆるプロセスにおいて役立つ。複数のシステムを併用や時間の経過に伴う記録の食い違いを防ぐことが可能だ。

デジタルタグ:資産を混乱する事なく簡単に追跡、管理する為、デジタル的な「タグ」を資産に割り当てることができる。RFIDやQRコード、あるいはその他の選択肢がある。

シンプルなスキャンによるアップデート:デジタルタグと読み取り機を使い、資産をスキャンして資産情報の更新が可能だ。サービスによっては、このプロセスをほぼ完全に自動化しているものもある。

リアルタイムアップデート:資産は使用またはスキャンされるたびに情報が継続的に更新され、記録は常に最新化される。

インサイトと分析:ホワイトボードに書かれたデータからは分析レポートは作成できない。デジタルプラットフォームから導き出される分析は、企業がより良い判断をするのに役立つだろう。

資産トラッキングのデジタル化が重要な4つの理由

これらテクノロジーを使うことが、企業にとってはどのように役立つのか、代表的なメリットを見てみよう。

時間:言うまでもないが、スキャンでデータを入力したほうが手作業で記録を付けるよりずっと手早い。

資金:デジタル資産管理なら資産のメンテナンスや交換時期がやってくるとアラートで通知してくれる。また、EOL管理を通じて投資の効果を最大化してくれるのも大きなメリットだ。

正確さ:プロセスの多くが自動化され、システムによってコントロールされているため、カウントの精度はマニュアルと比較にならない程の正確性を持続できる。

集中化:前者のデータを一箇所に集中することで、マネージャー、スーパーバイザー、従業員すべてがアクセスできる。これらのデータを使ってより良い判断をリアルタイムで行える。

デジタルトラッキングを始めるための4つのステップ

適切なソリューションを見つける:資産トラッキングプラットフォームには多くの選択肢があるが、全てがあなたの会社に適切というわけではない。時間をかけてそれぞれの機能や強み、考えられる使い方を吟味して、最適なものに投資しよう。

チームを準備する:スタッフの教育はスムーズな移行に重要だ。新しいシステムの導入が完了する以前に、チームのメンバーはシステムの働きや、いつ移行されるのかを理解しておく必要がある。利用を開始するまでに疑問点や混乱を払拭しよう。

古いデータを移行する:可能であれば、古いシステムのデータを新しいプラットフォームに移行しよう。そうすればこれまでの遺産は全て引き継がれ、移行もスムーズとなる。ソフトの互換性などの問題により、必ず行えるとは限らないが、試みてみる価値はある。

切り替え:全てのピースが揃ったら、新しいシステムを使い出そう。実施するのであれば、並行運用期間を設けず、週の始めなどに一気に切り替えるほうが良い。

一度デジタル化を終えれば、なぜもっと早くこうしなかったのかと思うことだろう。デジタルアシスタントやAI、より簡単なスキャニングなどにより、今後は技術的に洗練されていくのは間違いない。