会議室でミーティングを開催することは、かつてはせわしないタスクだと考えられていた。全てをアレンジしミーティングを実りあるものにするのは、テクノロジー抜きでは難しいものだった。ほぼ全てのオフィスには会議室が設けられており、技術の進歩はミーティングをより自由で高度なものにすることを可能にしている。

一方、クライアントは企業に大きな価値をもたらす。単純な話、彼らを満足させることが企業の収益と成長に繋がる。会議室で彼らとやり取りする場合、そこは会社の顔として機能する。彼らクライアントに強い印象を残すのであれば、古臭い会議室をスマートなものにアップグレードするべきだ。

仕事を楽にするために最新の技術を取り入れたいのであれば、さまざまな取引が決まる会議室も刷新してはどうだろう? クライアントを印象付けるのに効率的だ。会議室が使われるのは大体週4〜5時間といったところだが、ビジネスの足を引っ張るようなものでないことは重要である。

以下に挙げるのは会議室をスマートなものにする方法である

 

シンプルに接続できるようにする

時間は生産性に直結するものであり、よってより効率的に使われるべきものだ。生産性を高めることは収益や成功をより確かなものにする。会議室について言うと、時間の無駄になるものを排除し、クライアントを最大限に満足させることに集中することだ。ラップトップやスマートフォンでプロジェクターを操作できれば、時間の短縮だけでなくクライアントに対しても肯定的な影響を与えることができるだろう。

ミーティングをシンプルなものにするため、ラップトップなどの備品は適切に配置され、ちゃんと使える状態でなければならない。有線による接続を無線に切り替えることでも仕事は大きく改善される。

 

複数のスクリーンを使って視覚情報を共有する

スクリーンをいくつか使うことでもクライアントを印象付け、望ましい結果を得ることができる。画面といってもスクリーンのほかにデバイスの画面を用いることも考えられる。できることならコンテンツはスクリーンだけでなくデバイス上からでも見られるのが望ましいだろう。

そうすることでより大きなデバイスで視聴し共有する状況が生まれる。より多くのコンテンツを映像化することで会社の評判が上がり、収益もそれに続くことになる。

 

スマートフォンやタブレットの活用

ホワイトボードを使ってアイデアを説明していたのは昔の話だ。テクノロジーが支配的な今ではスマートフォンやタブレット、ラップトップが世界中の企業で受け入れられており、会議室でこれらを活用することはクライアントに一発で印象を与えることができる。誰でもことはシンプルな方が良いし、全員が手元のスマートフォンで作業が済ませられるに越したことはない。

デスクトップやラップトップを使うより、スマートフォンやタブレットを使う方が簡単だ。またこれらデバイスと繋げてプレゼンテーションを行えるプロジェクターを使うのも、進行を簡単に進める方法だろう。普段絡まった状態で放置されているケーブルを追い出すことにもつながる。またインドのモバイルアプリ開発会社によってカンファレンスやプレゼンテーションに使えるさまざまなアプリが提供されている。

 

セキュリティの改善

スマートな会議室を作るにあたって重要なポイントの一つがセキュリティだ。相応のセキュリティ抜きに長期的なビジネスは成り立たない。ホールで共有される機密情報に侵入者がアクセスしないよう、あらゆるビジネスポリシーに厳密なセキュリティが課せられるべきだ。

会議室で最高レベルのセキュリティを実現するためのテクノロジーを探し当てることは重要である。情報には適切な暗号化が施され、一定のセキュリティガイドラインを満たすべきである。会議室にいる人間だけが情報にアクセス可能なよう、制限を設けるべきだ。

 

基本を忘れるな

さまざまなデバイスが登場しているが、それでもビデオとオーディオはスマートカンファレンスの基本をなすものだ。よってこれらにへの投資は推奨される。映像と音声はいつでもカンファレンスの成功の鍵を握っている。スポットライトとともに響き渡る最新のDolby Atmosのサウンドは、クライアントに長く印象を残すことだろう。

肝心なのは会議室をスマートでありながら効率的なものにすることだ。そこで過ごすクライアントが快適なものであるべきである。結果あなたのプレゼンにより集中してもらえる。物事が大きく変わる今日、企業が新しい高みに到達するため、スマートな会議室の作ることは最も優先することだろう。